COVID-19 : se préparer aux pertes d’exploitation et aux autres réclamations

Avec la propagation du nouveau coronavirus (COVID-19) qui se poursuit et plus de 80 000 cas confirmés dans le monde vers la fin de février, les organisations se préparent aux répercussions possibles sur leurs activités. Cela inclut la possibilité d’interruption des activités en raison de la présence du virus sur les lieux, de l’absence d’employés ou de la perturbation de chaînes d’approvisionnement.

Considérations d’assurance

Parmi les questions soulevées, on se demande si l’assurance couvrira les pertes liées au virus. Les polices d’assurance de biens exigent habituellement que les dommages matériels découlent d’un risque couvert ou non exclu qui se manifeste, soit :

• Au bien assuré, pour déclencher un sinistre assuré.
• À un bien à proximité, ayant une incidence sur l’accès aux lieux assurés, pour déclencher des extensions de garantie pour non-accessibilité des voies d’entrée ou de sortie ou pour interdiction d’accès par les autorités civiles.

Les pertes liées aux affaires perdues en raison de la crainte de contagion ou des difficultés de la chaîne d’approvisionnement ne seront probablement pas couvertes, selon le libellé précis de la police, à moins que des dommages matériels soient établis. Les polices peuvent comprendre des exclusions pour « contamination », mais peuvent aussi inclure des extensions couvrant les pertes ou les coûts liés à la décontamination, à la non-accessibilité des voies d’entrée ou de sortie, ou à l’interdiction d’accès par les autorités civiles ou militaires. Toutefois, il y a aura probablement des conditions précises liées à des déclencheurs de la garantie.

Des polices d’assurance paramétriques fondées sur l’indemnisation pourraient aussi être déclenchées sans dommages matériels directs.

Commencez à vous préparer

Les entreprises devraient réexaminer leurs polices, y compris toutes les extensions, avec leurs courtiers et conseillers en réclamations afin de mieux comprendre les modalités et conditions.

Elles devraient également s’assurer de bien comprendre les attentes et les exigences des assureurs quant aux documents nécessaires pour soumettre une réclamation en cas de sinistre assuré.

Les discussions avec vos conseillers en réclamations et assureurs devraient inclure, sans toutefois s’y limiter :

• Toute exigence de fournir des renseignements sur les personnes infectées ou des prélèvements pour confirmer la présence du virus dans les lieux vous appartenant. Faites attention aux possibilités d’infraction aux règlements sur la protection des renseignements médicaux.
• Les documents à rassembler pour soumettre votre réclamation d’assurance, y compris les documents des fournisseurs incapables d’exécuter leurs contrats ou les preuves des fermetures imposées par les gouvernements.

Les autres mesures à prendre devraient inclure les suivantes :

• Conserver un registre détaillé des visiteurs, lequel pourrait être utile si le virus est détecté sur les lieux.
• Repérer les activités commerciales qui diminuent, en analysant les écarts entre les revenus prévus et réels.
• Déterminer les coûts supplémentaires occasionnés par les activités d’atténuation et leur effet sur les marges de profit.

Mesurez les répercussions

Une fois que vous comprenez bien les libellés de vos polices et les exigences de vos assureurs, commencez à documenter les répercussions financières de l’épidémie qui entrent dans ces paramètres. Les coûts inhabituels, comme les frais de nettoyage et de désinfection des lieux, le paiement des heures supplémentaires nécessaires pour compenser les pertes de production, ou les coûts des campagnes dans les médias ou des communications visant à informer le public ou les employés, doivent être consignés séparément.

Il est également souhaitable de saisir tous les coûts potentiels liés au virus et à son incidence sur les affaires, notamment les annulations de commandes, les interruptions de la chaîne d’approvisionnement et les pertes de profits. Même s’il est possible que ces coûts ne soient pas couverts en vertu de vos programmes d’assurances actuels, les données recueillies pourront être utiles lors de l’élaboration de vos futures stratégies d’atténuation et de gestion des risques.

L’épidémie actuelle pourrait aussi mener à des modifications ou à des avancées dans les pratiques exemplaires en matière de couverture d’assurance et de gestion des risques. Soyez à l’affût de ces changements pendant que vous gérez le risque lié au coronavirus aujourd’hui et que vous vous préparez à des épidémies potentielles à l’avenir.