Votre planification en prévision des catastrophes naturelles devrait cadrer avec vos mesures d’intervention en cas de pandémie

Au cours de la pandémie mondiale, de nombreuses organisations peuvent éprouver de la difficulté à se concentrer sur les risques non liés à la COVID-19. Malgré le ralentissement de l’économie mondiale causé par la pandémie, la vie suit son cours. Des inondations printanières se produisent dans certaines régions des États-Unis, et les saisons des ouragans et des feux de forêt se profilent à l’horizon. En fait, les scientifiques du gouvernement fédéral prévoient que 23 États connaîtront des inondations modérées à majeures d’ici la fin du mois de mai, tandis que l’Université d’État du Colorado affirme dans ses prévisions annuelles sur les ouragans qu’un nombre de tempêtes supérieur à la moyenne devrait se produire en 2020. Par conséquent, il est encore plus important que les organisations soient prêtes lorsque la prochaine catastrophe surviendra.

La planification en vue d’événements multiples

Pendant la pandémie actuelle, les conseils habituels pour se préparer aux catastrophes naturelles sont toujours en vigueur, mais les organisations doivent également examiner leurs stratégies sous l’angle de la COVID-19. Quelle est l’incidence de vos mesures actuelles en cas de pandémie sur vos plans d’urgence? Quelles modifications devez-vous apporter à vos plans existants d’intervention en cas de catastrophe naturelle?

Les organisations les plus stratégiques prévoient la possibilité que plusieurs crises se produisent de façon rapprochée. Au cœur de la COVID-19, de nombreuses ressources seront consacrées à la gestion de la pandémie. Les employés peuvent être confrontés à des problèmes de télétravail, des maladies potentielles – au sein de leur équipe et de leur famille – ainsi qu’à des difficultés personnelles. Il est important de revoir les plans existants ainsi que les rôles et responsabilités de chacun, y compris en ce qui concerne les interventions d’urgence, la gestion de crise, les communications et la continuité des activités.

Si une catastrophe naturelle frappe une région comportant de nombreux cas actifs de COVID-19, les services d’urgence et d’autres services d’intervention locaux, d’État et fédéraux pourraient être débordés. Par exemple, la FEMA est déjà à l’œuvre dans des dizaines d’États et gère les pénuries de personnel au moment même où le sien est touché par la COVID-19. De même, les premiers répondants pourraient être malades, isolés ou occupés à prendre soin des membres de leur famille.

Un environnement plus difficile

Les professionnels du risque doivent réfléchir stratégiquement à la façon dont divers risques non corrélés pourraient se produire pendant la pandémie. Même si vous avez des plans solides qui se sont avérés efficaces au cours des années précédentes, ils pourraient ne pas être suffisants face à la réalité actuelle. Tous les plans doivent être analysés et ajustés en fonction du difficile contexte opérationnel actuel. Par exemple, déterminez si vous devriez reconsidérer de réduire le nombre d’employés et de suspendre ou réduire les activités à un endroit afin de soutenir ailleurs les interventions en cas de catastrophe. 

Prenez également en considération les points suivants.

• Les besoins des gens. La pandémie de COVID-19 est principalement une crise humaine. Des millions de personnes partout au pays et dans le monde sont en confinement ou ont reçu l’ordre de rester à la maison (en date de la rédaction de cette communication). Une catastrophe naturelle s’ajoutant à cette crise entraînerait des déplacements supplémentaires pour les personnes touchées. Par exemple, une panne de courant pourrait être beaucoup plus problématique pendant une pandémie, puisque les ressources déjà grandement mobilisées pourraient retarder le rétablissement de l’électricité par les équipes des services publics. De même, il pourrait y avoir des retards dans le traitement des demandes liées aux dommages matériels. La préparation en vue d’une catastrophe naturelle peut nécessiter de la patience et des efforts supplémentaires, surtout pour se procurer des biens alors que de nombreux magasins sont fermés et que des stocks sont épuisés. Mettez en place dès maintenant des plans pour aider les employés à se préparer à une catastrophe naturelle, que ce soit en travaillant sur place ou à distance, y compris des stratégies qui aideront à les mener en lieu sûr en cas d’ordre local d’évacuation.
• La capacité de communication. Les mesures d’intervention liées à la pandémie mettent déjà à rude épreuve les technologies de conférence audio et vidéo. Si une autre catastrophe s’ajoutait, il pourrait être plus difficile pour vos employés d’accéder aux informations de connexion et aux numéros à composer, et de les communiquer en cas de panne de courant ou de défaillances d’infrastructures. Assurez-vous d’avoir mis à jour les coordonnées des employés, y compris les numéros où les joindre en cas d’urgence. Envisagez de mettre en place des numéros sans frais et des systèmes de notification de masse en cas d’urgence. Vous pourriez même envisager de fournir des téléphones satellites aux dirigeants locaux. Si vous n’avez pas mis à l’essai vos stratégies de communication pendant la pandémie, faites-le avant qu’une autre crise ne frappe.
• Les emplacements à risque. Face à la pandémie, les activités habituelles ont été redéfinies. Les organisations peuvent avoir restreint ou suspendu leurs activités dans certains de leurs emplacements et envisager ces mesures pour d’autres. Tandis qu’elles explorent de nouvelles stratégies, les organisations devraient prendre des mesures pour protéger les propriétés exposées aux risques de catastrophes naturelles ainsi que l’équipement qui s’y trouve. N’oubliez pas qu’en cas de catastrophe naturelle, il n’y aura peut-être pas assez de temps et de ressources pour prendre des mesures de protection et réagir efficacement.
• Le soutien aux employés. En réaction à la pandémie, de nombreuses organisations ont mis les programmes d’aide aux employés au premier plan. Lors d’un ouragan ou d’une autre catastrophe, les gens qui travaillent à distance peuvent subitement se retrouver aux prises avec des dommages matériels à leur domicile, des problèmes personnels importants et des solutions limitées. Comparez les ressources du programme d’aide aux employés qui sont consacrées à l’intervention en cas de pandémie à celles habituellement consacrées à l’intervention en cas de catastrophe naturelle. Soyez prêt à modifier le temps, l’énergie et le financement nécessaires au soutien des employés touchés par une autre crise.
• Les chaînes d’approvisionnement. Votre plan d’intervention actuel en cas d’ouragan peut indiquer un fournisseur de remplacement; il est important de vérifier si cette ressource sera disponible cette année en raison des perturbations dues à la pandémie. Communiquez avec vos fournisseurs actuels et de remplacement pour discuter à l’avance de tout problème, y compris la capacité de production et de distribution, les réductions des services de transport et les contraintes liées aux réseaux numériques.
• La complexité des demandes d’indemnité. En cas de dommages matériels ou d’interruption des activités, vous devez être prêt à agir rapidement et efficacement pour aviser les assureurs et soumettre une demande d’indemnité, ce qui peut vous aider à obtenir les ressources financières nécessaires pour amorcer le processus de reprise. Il est essentiel que les organisations connaissent les détails de leur police, surtout en tenant compte des effets combinés de la perte d’exploitation, qui devront être déclarés. Si le télétravail est mis en œuvre de manière générale, assurez-vous à l’avance que vous avez accès à la documentation nécessaire, y compris celle relative à toute amélioration apportée aux biens. La documentation visuelle – y compris les images prises par satellite, drone et hélicoptère – peut être utile durant le processus de demande d’indemnité. Si vous croyez que vous en aurez besoin, vous devriez prendre les dispositions nécessaires à l’avance.

C’est maintenant le temps d’évaluer vos plans et la façon dont votre stratégie liée aux catastrophes naturelles sera mise en œuvre en même temps que vos mesures d’intervention en cas de pandémie. Ces mesures peuvent aider votre organisation à mieux se positionner pour protéger ses employés, à limiter les dommages supplémentaires et à reprendre plus rapidement ses activités habituelles – ou à adopter, peut-être, ses « nouvelles habitudes ».